Soutenance de thèse

Notre École Doctorale se fera un plaisir de vous accompagner au cours des derniers moments de votre Doctorat, couronnés par votre soutenance de thèse.

Photo de Sincerely Media sur Unsplash.

Requis préalables à la soutenance de thèse

Heures de formation

Conformément à son règlement intérieur, notre école doctorale exigera qu’au moins 100 heures de formation, nombre entendu selon leur reconnaissance formelle par nos soins, soient accomplies afin d’autoriser la soutenance de thèse : vous pouvez retrouver nos attendus et conditions détaillées à ce sujet au sein de notre page dédiée Formation doctorale.
Un contrôle à ce sujet sera effectué par nos soins au moment de la mise en autorisation finale de votre soutenance, consécutive à la remise des rapports préalables. Nous vous invitons donc à vous montrer prévenants vis-à-vis de cet attendu.

Publications

En outre, notre règlement stipulera au sujet des publications que :

La thèse doit contenir des résultats de recherche originaux : cela se traduit par la publication d’au moins un article, (en prépublication/preprint ou publié) dans une revue internationale à comité de lecture en tant que 1^er auteur ou 1^er co-auteur.
Dans le cas d’une position de 2^nd auteur ou toute autre situation exceptionnelle (manuscrit en premier auteur en préparation, non soumis), ce point sera examiné et apprécié par la direction de l’École doctorale pour venir autoriser la soutenance de thèse.

Vous serez notamment invités à renseigner vos publications au sein de la plateforme DEMAT d’Université Paris Cité, c’est à l’aide du document “Description” qui sera généré à partir de votre saisie que la direction de notre école doctorale s’assurera de ces éléments. Il n’est pas utile de retarder l’organisation de la soutenance dans l’attente d’une publication : ainsi, l’état “Soumis” d’une publication sera considéré comme acceptable par notre école doctorale.
Dans tout autre cas, il conviendra de nous contacter en amont pour obtenir l’avis de notre direction.

Débuter l’organisation de la soutenance de thèse

Afin de débuter l’organisation de votre prochaine soutenance de thèse, il conviendra de nous contacter en premier lieu afin de nous faire part de votre projet.

Nous vous invitons à nous contacter au moins 3 mois avant la date prévisionnelle de soutenance afin de préserver la sérénité du processus. En effet :

l’approbation de la composition du jury et l’envoi des manuscrits auprès des rapporteurs sera attendu au plus tard 2 mois avant cette date
la remise des rapports préalables permettant l’autorisation de soutenance sera demandée 1 mois avant la date de soutenance.

Définir la date de soutenance est donc important afin de pouvoir esquisser le calendrier prévisionnel de votre organisation. Nous renseignerons cette même date prévisionnelle au sein de la base de données d’Université Paris Cité et déclencherons l’envoi du message d’introduction qui vous permettra d’accéder à la plateforme dématérialisée “DEMAT” utilisée par Université Paris Cité pour gérer l’intégralité de cette procédure.

p Il vous est possible de soutenir jusqu’à la fin de l’année calendaire, c’est-à-dire jusqu’à son 31 décembre, sans nécessité de réinscription en année supérieure.
Néanmoins, si quelconque doute existe quant à votre capacité à organiser votre soutenance avant la fin d’année calendaire, nous vous conseillons fortement de prendre les dispositions utiles pour prévoir votre éventuelle réinscription en année supérieure en temps utile. Aucun accompagnement ne pourra être fourni dans le cadre de l’organisation de la soutenance de thèse par les services d’Université Paris Cité ou notre École Doctorale après le début des congés hivernaux.

s Dans le cas d’une soutenance organisée aux alentours des congés estivaux ou hivernaux, le calendrier prévisionnel de la soutenance s’en trouvera naturellement affecté en raison de la fermeture des services. Merci d’en tenir compte dans le calcul de votre calendrier !

Règles de composition du jury de thèse & désignation des Rapporteurs

L’article 18 de l’arrêté du 25 mai 2016 fixe les conditions d’organisation de la soutenance de thèse, et notamment de la composition de son jury.

Ces conditions sont également précisées au sein de la note sur la composition du jury de thèse et à la désignation des rapporteurs de la thèse éditée par Université Paris Cité, que vous pouvez retrouver en cliquant ici, ou bien à l’encadré en fin de page. Merci de néanmoins consulter les notes ci-dessous, où figurent certaines recommandations plus spécifiques à notre école doctorale.

Principales règles de composition du jury

Ces règles principales sont les suivantes :

Le jury est composé de 4 à 8 membres ;
L’intégralité des membres du jury doivent être titulaires d’un Doctorat, PhD, ou diplôme de niveau équivalent ;
Les rapporteurs désignés de la thèse doivent impérativement :
- Disposer du diplôme d’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) – ou son équivalent s’ils sont étrangers, consulter la note à ce sujet ci-dessous ;
- Être extérieurs à notre École Doctorale et à votre établissement d’inscription ;
Au moins la moitié des membres du jury doit être extérieurs à notre École Doctorale et à votre établissement d’inscription ;
Au moins la moitié des membres du jury doit être professeur ou assimilé, c’est-à-dire de « rang A » – soit Professeur des Universités, Directeur de Recherche ou Professeur du Collège de France en ce qui concerne notre domaine de recherche ;
Un souhait de respect de l’équilibre des genres est formulé. Ainsi, sauf exception dûment formulée et justifiée, l’écart entre les genres ne pourra être supérieur à 2.
Le nombre de membres invités ne peut excéder deux (2). De par la nature de leur rôle, les co-encadrants de la thèse seront systématiquement désignés membres invités.
Au maximum, le jury peut comporter un (1) des membres du comité de suivi individuel de thèse (CSI). Ce membre du CSI peut, le cas échéant, être rapporteur désigné : en tel cas, cette situation devra être notifiée et justifiée à l’École doctorale.
Le Président du jury, désigné le jour de la soutenance, doit être membre de « rang A ». De par son rôle, sa présence physique est indispensable, il ne peut donc pas avoir recours à une visioconférence partielle.
Un membre émérite, au maximum un, peut rentrer dans la composition du jury. Il ne peut pas présider le jury, mais peut toutefois être rapporteur.Un professeur des universités (PU) ou assimilé émérite n’est pas considéré comme « rang A » dans la composition du jury : merci d’en tenir compte vis-à-vis des équilibres internes à préserver.

L’intégralité de ces règles éditées par Université Paris Cité vous sont disponibles ci-dessous.

Obtenir notre avis consultatif préalable pour votre composition prévisionnelle

À titre purement consultatif, il sera tout à fait pertinent de nous faire part de votre composition de jury prévisionnelle en amont du lancement de la procédure via la plateforme DEMAT évoqué ci-dessus, ce sera avec plaisir que nous vous communiquerons notre avis et éventuellement nos recommandations à ce sujet, si d’aventure nous observions des déséquilibres. Comme pour l’ensemble de nos correspondances, merci de nous contacter via l’adresse courriel ed561.hob[a]u-paris.fr, s’il vous plaît.
Attention, ceci ne demeurera qu’un avis consultatif n’ayant pas valeur d’approbation formelle, cette approbation sera véritablement fournie successivement par la direction de notre école doctorale puis la Présidence d’Université Paris Cité en conclusion de la première grande sous-étape de la procédure.

Afin de faciliter cet examen préalable, nous vous remercions de bien veiller à nous préciser :

Les noms & prénoms des membres du jury pressentis ;
Leurs grades académiques précis (c’est-à-dire PU, PU-PH, CR, DR, etc.) ; merci d’être le plus précis et actuel possible à ce sujet ;
S’ils disposent ou non du diplôme d’HDR, particulièrement en ce qui concerne les rapporteurs désignés
Pour les membres de jury étrangers n’étant pas Full Professor ou équivalent, un curriculum vitae mentionnant leurs publications et expériences d’encadrement de thèses sera requis par le bureau des Soutenances en Doctorat. Le cas échéant, notre École doctorale pourra être sollicitée pour appuyer votre demande si l’examen préalable du curriculum vitae fourni n’a pas permis d’évacuer ce sujet d’emblée ;
Leurs affiliations à un établissement universitaire – ce n’est pas ici une information quant à leur unité ou laboratoire de recherche que nous attendrons, mais bien leur établissement universitaire de rattachement (purement à titre d’exemple, pas qu’un membre appartient à l’U976 ou à un service hospitalier de tel CHU, mais bien qu’il est affilié à Université Paris Cité) ceci afin de déterminer s’ils sont internes ou bien extérieurs à Université Paris Cité et à notre École doctorale ;
Si l’un des membres de votre jury est également membre de votre comité individuel de suivi de thèse (CSI), nous vous prions de nous le préciser, particulièrement s’il a vocation à être désigné rapporteur.
Le cas échéant, merci de ne pas omettre d’indiquer si l’enseignant est concerné par l’éméritat.
Comme précédemment mentionné, tout membre émérite sera considéré·e de rang B, indépendamment de son grade initial.

Note sur la langue de rédaction de la thèse

En raison de nos domaines et thématiques de recherche et de la diversité des profils de nos doctorants, il est a priori admis que la manuscrit de thèse soit rédigé en langue anglaise.

Néanmoins, il est important d’anticiper qu’il vous demeurera nécessaire d’intégrer un résumé substantiel de la thèse rédigé en langue française d’une longueur de 12 000 caractères au minimum, espaces compris.

Réservation de salle

Vous pourrez trouver une liste non-exhaustive des salles offertes à la réservation au niveau d’Université Paris Cité éditée par le bureau des Soutenances en cliquant ici.

Par ailleurs, certaines des salles des sites de l’UFR de Médecine d’Université Paris Cité seront susceptibles d’accueillir une soutenance de thèse, veuillez en trouver la liste complète au lien https://u-paris.fr/medecine/location-despaces/.

En outre, il vous est possible de solliciter une réservation de salle au sein de l’Institut de Recherche Saint-Louis – à savoir l’Amphithéâtre Hayem (80 places maximum), la salle des Conseils (18 places maximum), la salle Degos (18 places maximum) et la salle Jean Dausset (15 places maximum).

Ces demandes seront à formuler auprès de l’adresse courriel dédiée reservation-iuh[a]paris7.jussieu.fr, en plaçant s’il vous plaît notre adresse ed561.hob[a]u-paris.fr en copie de lecture.

La visioconférence est-elle possible ?

Oui. Sans qu’il ne soit nécessaire de solliciter d’autorisation particulière, il est rendu possible pour l’ensemble des membres du jury de participer à la soutenance de thèse par le biais d’une visioconférence partielle, à l’exception notable du Président désigné du jury et du candidat à la soutenance, dont la présence physique est requise sans dérogation possible.

Il est à noter que la mise en place technique de la visioconférence sera laissée à votre charge.

Après que l’autorisation de soutenance est prononcée, une trame vierge dédiée à cette situation sera fourni à votre direction de thèse dans le même temps que les messages de convocation à la soutenance de thèse. Il conviendra que les membres du jury concernés par la visioconférence partielle complètent et signent ce formulaire de procuration en amont de la soutenance pour que le Président du jury soit autorisé à approuver les documents de résultat de la soutenance en leurs noms.

La visioconférence intégrale est-elle également possible ?

Oui, cela est également possible.

Dans le cas d’une demande de visioconférence partielle, nous vous prierons de nous contacter pour que nous vous fournissions un formulaire de demande d’autorisation de visioconférence intégrale dédié, qu’il sera nécessaire à la Direction de notre École doctorale d’approuver.

Formations d'Université Paris Cité pour le dépôt du manuscrit

Notre École doctorale a pu constater que les modalités de rédaction et de mise en page du manuscrit peuvent poser des difficultés à nos candidats à la soutenance et retarder la validation de leur dépôt numérique.

Nous vous invitons donc vivement à suivre l’un des cycles de formation proposés par Université Paris Cité au sein de son catalogue de formations à la section “Gérer sa thèse“, notamment la formation “Déposer sa thèse à l’Université Paris Cité“, qui vous permettra d’aborder ces étapes en toute sérénité. Comme indiqué à plusieurs reprises au sein de cette page, nous vous conseillons également de conseiller la page consacrée à la rédaction du manuscrit publiée par les services bibliothécaires, disponible en cliquant ici.

En outre, nous attirons votre attention sur le fait que les informations relatives à votre jury figurant sur votre page de garde devront être rigoureusement et strictement identiques à celles saisies lors de la mise en autorisation de la composition du jury. Toute décalage à ce niveau, même minime, verra le manuscrit momentanément refusé par nos collègues.

Impression gratuite d'exemplaires du manuscrit de thèse

Dispositif de niveau national, il est possible pour tout candidat à la soutenance de solliciter l’impression gratuite d’autant d’exemplaires de la thèse que de membres de votre jury + un exemplaire pour l’usage personnel auprès de son établissement d’inscription, Université Paris Cité pourra donc vous accompagner à cet effet.

Tout autre demande d’exemplaire supplémentaire par-delà ces limites fera l’objet d’un devis à solliciter.

s Attention, il ne vous est pas possible de solliciter l’impression du manuscrit de votre thèse à titre gratuit auprès des services de Reprographie avant que l’autorisation de composition soit formellement approuvée par l’ensemble des parties.

Ainsi, nous vous prions d’attendre après la réception du message automatisé que vous expédiera la plateforme DEMAT au sujet de la remise de votre manuscrit auprès de vos rapporteurs désignés : à cette occasion, vous trouverez les coordonnées des services de Reprographie d’Université Paris Cité auprès desquels formuler votre demande en bas de ce message.

Éléments graphiques pour la page de garde

Il vous sera demandé d’intégrer les logos de notre École Doctorale et d’Université Paris Cité à votre page de garde de manuscrit.

Veuillez trouver ci-contre le logo de notre École doctorale disponible au téléchargement :

Vous pouvez retrouver l’ensemble des supports graphiques concernant Université Paris Cité au sein de la page “Appellation, logo et charte graphique : tout ce qu’il faut savoir“.

Suite à la soutenance de thèse

En complément des convocation expédiées à l’ensemble des membres du jury et du candidat à la soutenance, un second message automatisé supplémentaire sera expédié par la plateforme DEMAT auprès de la direction de thèse avec l’ensemble des documents (avis du jury, procès-verbal, trame indicative du rapport final de soutenance, éventuelles procurations pour membres participant en visioconférence, etc.) permettant de consigner les résultats donnés à la soutenance.

Il sera attendu que ces documents soient retournés auprès du Bureau des Soutenances d’Université Paris Cité selon les modalités suivantes :

d’une part, que les numérisations soient transmises par courrier électronique à l’adresse soutenance.doctorat.drive[a]u-paris.fr. Sur demande, il sera possible au bureau des soutenances d’éditer une attestation de réussite, qui permettra au docteur de poursuivre ses éventuelles démarches post-soutenance au plus vite ;
d’autre part, que les originaux de ces documents avec signatures manuscrites originales soient expédiés par courrier postal à l’adresse du Bureau des Soutenances, précisée au sein de la notice jointe :
- Université Paris Cité
  DRIVE CED – case n°7130
  Grands Moulins – Bureau 121A
  Documents de soutenance
  5, rue Thomas Mann – 75013 Paris.

Pour clarification, notre École Doctorale n’aura pas d’implication dans ce processus.

Retrait du diplôme

Comme susmentionné, l’édition d’une attestation de réussite par le bureau des Soutenances sera possible dès lors qu’ils auront pu réceptionner les documents de résultat de votre soutenance et que le dépôt final de la thèse aura été finalisé.

Au sujet du retrait du diplôme, édité sous un délai légal de 6 mois, vous aurez vocation à être recontacté·e par le bureau des Diplômes quand le vôtre aura été édité et rendu disponible.

Plus d’informations à ce sujet et pour toute demande relative à la reconnaissance du diplôme : Université Paris Cité – Retirer son diplôme.

Liens importants :

Soutenir sa thèse à UPCité

Rédiger et déposer sa thèse

Note composition jury

Calendrier de la soutenance

i Note sur la composition du jury et le choix de rapporteurs d’Université Paris Cité

Cliquez sur cet encadré pour télécharger le fichier.

Nous vous invitons très vivement à visiter les pages d’information https://u-paris.fr/doctorat/soutenir-sa-these/ et https://u-paris.libguides.com/thesedoct/soutenir (et autres pages annexes), qui sont particulièrement exhaustives et vous présenteront les modalités de la soutenance de thèse à Université Paris Cité avec clarté, dont les règles de composition du jury.

Ces pages contiendront les réponses à la plupart des questions que vous pourrez encore vous poser, sur des sujets tels que la confidentialité / l’embargo sur la thèse, la mise en page de votre manuscrit, etc.